강좌9) PDF로 온라인 매뉴얼 만들기(1)

지난 시간에는 워드 파일(*.doc)의 스타일을 편집하고 목차와 색인, 페이지 번호 등을 추가하여 인쇄용 매뉴얼을 만드는 과정을 살펴보았다. 이제 이 워드 파일을 PDF 파일로 변환하는 방법을 알아 보도록 하겠다. 여기서는 Adobe Acrobat의 PDF Maker를 이용하여 워드 파일을 PDF 파일로 변환하는 방법을 살펴본다.

PDF 형식의 파일은 여러 가지 형식의 문서를 다양한 시스템 환경에서 제공하고 공유하려 할 때 유용하게 사용할 수 있다. PDF 파일은 텍스트는 물론 파일에 포함된 모든 이미지나 폰트 등을 그대로 저장하여 보여주기 때문에, 각기 다른 형식의 문서들 사이의 호환성 문제를 해결할 수 있다는 장점이 있다. 그리고 문서 내용을 복사하는 것이 불가능하여 내용을 안전하게 관리할 수 있다. PDF 자체에 압축 기능이 포함되어 있기 때문에 온라인에 업로드하여 문서를 제공할 때 파일 용량을 줄일 수 있다는 점 역시 PDF 파일을 선호하게 되는 이유 중 하나이다.

그렇기 때문에 문서를 프로그램에 포함하여 제공하거나 웹 사이트에서 사용자가 다운로드할 수 있게 할 때는 일반적으로 파일을 PDF로 변환하는 것이 좋다. 여기에서는 Acrobat 5.0의 PDF Maker를 이용하여 옵션을 설정하고 워드 파일(*.doc)을 PDF 파일(*.pdf)로 변환해보도록 하겠다. PDF 파일을 만든 뒤에는 페이지를 추가, 삭제하거나 오려내어 문서를 편집하는 방법에 대해 살펴보겠다.

Adobe Acrobat 설치하기
먼저 PDF 파일을 만들 수 있는 프로그램을 설치한다. Acrobat 5.0를 설치하면 PDF Maker와 Distiller가 함께 설치된다.

<그림: Acrobat 메뉴와 관련 아이콘>

PDF maker와 Distiller를 사용하여 PDF를 만들 때의 장단점은 각각 다음과 같다.

PDF Maker Distiller 특징 워드의 메뉴에서 [Acrobat > Adobe PDF로 변환]을 선택하거나 해당 아이콘을 누르면 PDF 변환 작업이 바로 실행된다. 워드의 PDF Maker 관련 메뉴셋은 Acrobat을 설치하면 자동으로 생성된다. 대상 워드 파일을 포스트 스크립트 파일(*.prn)로 먼저 변환한 뒤, Distiller에서 이 파일을 디스틸하는 작업을 거치면 PDF 파일이 생성된다. 장점 변환 설정 변경 메뉴에서 책갈피 및 상호 참조 등의 링크를 자동으로 설정할 수 있다. 작업 옵션 설정도 워드 메뉴에서 바로 변경할 수 있다. 워드 파일을 PDF로 바로 만들 경우 간혹 내용이 깨지거나 제대로 표시되지 않는 경우가 생기기도 하는데, 인쇄 파일 형태로 변환할 경우에는 이러한 문제를 줄일 수 있다. 단점 문서의 내용이 모두 로딩되기 전에 변환을 하면 그림이 깨지거나 내용이 제대로 표시되지 않는 경우가 있다. 책갈피 및 링크를 자동으로 설정할 수 없으므로 PDF로 만든 뒤 수동으로 지정해 주어야 한다.

프로그램 매뉴얼과 같이 분량이 많은 문서를 작업할 경우 링크를 자동 설정해주는 장점이 크므로, 여기에서는 PDF Maker를 이용하여 변환하는 과정을 알아보도록 하겠다. Distiller를 사용하는 방법은 다음 시간에 살펴보도록 한다.

작업 옵션 설정하기
먼저 변환 작업 옵션을 설정한다. 워드 메뉴에서 [Acrobat > 변환 설정 변경]을 선택한 뒤, [설정] 탭의 [설정 변환 편집]을 누르면 [작업 옵션] 대화 상자에서 옵션을 변경할 수 있다.


[압축] 탭에서는 파일에 포함된 이미지 품질을 설정한다. 해상도(dpi)가 높을수록 이미지 품질이 좋아지지만 파일의 용량이 늘어나므로, 용도에 맞게 적절히 조정하여 사용하는 것이 좋다. 텍스트의 해상도 변화는 큰 차이가 나지 않으므로 그림의 해상도만 300~500dpi 사이로 조정해가며 테스트해 본 뒤 적절한 것으로 결정한다.

[글꼴] 탭에서는 '모든 글꼴 포함'이 선택되어 있는지 반드시 확인한다. 이 옵션이 선택되어 있지 않으면 PDF로 변환하였더라도 사용자의 컴퓨터에 설치되어 있지 않은 폰트는 제대로 보이지 않으므로 주의한다.


책갈피와 링크 옵션 설정하기
워드에서 PDF 파일로 변환할 때 책갈피와 링크를 자동으로 생성해 주도록 옵션을 설정한다. 워드 메뉴에서 [Acrobat > 변환 설정 변경]을 선택한 뒤, [Office] 탭과 [책갈피] 탭에서 옵션을 지정할 수 있다.

1. 워드 메뉴에서 [Acrobat > 변환 설정 변경]을 선택한다.
   
2. [Office] 탭에서 다음 그림과 같이 옵션이 선택되어 있는지 확인한 뒤, '링크 대상 배율'에서 링크 부분을 눌렀을 때 연결된 페이지의 내용이 보여지는 유형을 선택한다. [현재의 확대 및 축소]를 선택하면 링크를 눌러서 페이지 이동을 할 때 현재 사용자가 지정한 배율을 유지하게 되고, [페이지에 맞추기]를 선택하면 원래 보고 있던 배율에 상관없이 한 페이지가 모두 보이도록 배율이 바뀌게 된다.
   
   
   
3. [책갈피] 탭에서 책갈피 대상 배율도 같은 방법으로 선택한다.
   
4. '요소' 목록에서 책갈피를 지정할 스타일을 선택한 뒤, 레벨을 지정한다. 레벨의 숫자를 누르면 펼침 목록 상자가 나타나며 여기서 레벨을 임의로 지정할 수 있다. 책갈피의 빈 상자가 모양이 되면 스타일이 선택된 상태이다.
   
   
   
5. 변환 설정을 모두 마치면 [확인]을 누른다.

워드에서 변환하기
변환 설정이 끝나면 워드에서 바로 PDF로 변환할 수 있다. PDF로 변환하기 전에 페이지 설정이 올바르게 되어 있는지 먼저 확인한다. 문서 전체를 변환한 뒤 필요한 일부 페이지만 지정하여 변환할 수도 있다.

<문서 전체를 PDF로 변환하기>

1. 문서를 저장한 뒤, 워드 메뉴에서 [Acrobat > Adobe PDF로 변환]을 선택한다.
   
2. [PDF 파일을 다른 이름으로 저장] 대화 상자에서 저장 위치를 선택하고 PDF 파일의 이름을 입력한 뒤, [저장]을 누른다.
   
3. [인쇄 중…]이라는 메시지 상자가 나타나면서 PDF 변환 작업이 실행된다. [취소]를 누르면 작업이 취소된다.
   
4. 작업이 완료되면 2번 과정에서 선택한 폴더에 PDF 파일이 생성된 것을 확인할 수 있다.
   
5. PDF 파일을 실행한다.

<특정 페이지만 변환하기>
문서 전체를 PDF 파일로 만든 뒤에 수정할 사항이 발생한 경우, 워드 문서에서 특정한 페이지만 PDF로 변환할 수 있다. 이렇게 부분적으로 페이지를 PDF로 변환한 뒤에는 전체 PDF 문서에서 이전 페이지를 삭제하고 수정한 페이지를 삽입하면 된다. 특정 페이지를 변환하는 방법은 다음과 같다.

1. 수정한 워드 문서를 실행한다.
   
2. 메뉴에서 [파일 > 인쇄]를 선택한다.
   
3. [인쇄] 대화 상자의 프린터 이름에서 ‘Acrobat Distiller’를 선택한 뒤, [등록 정보]를 누른다.
   
4. [Acrobat Distiller 문서 등록 정보] 대화 상자에서 [Adobe PDF 설정] 탭을 누른다.
   
5. ‘설정 변환’ 상자에서 작업 옵션을 선택하고 'Distiller로 글꼴 전송 안함'을 해제한 뒤, [확인]을 누른다.
   
   
   
6. [인쇄] 대화 상자에서 페이지 범위를 지정한 뒤, [확인]을 누른다.
   
   
   
7. [PDF 파일을 다른 이름으로 저장] 대화 상자에서 파일을 저장할 폴더와 파일 이름을 지정한 뒤, [확인]을 누른다. 해당 페이지가 PDF로 변환된다.

페이지를 교체한 경우에는 페이지를 알맞게 오려내고 책갈피나 차례 등 링크가 연결된 부분이 있는지 확인하여 다시 연결해주어야 한다.

페이지 추가하기와 삭제하기
장표지를 따로 삽입하거나 PDF 파일을 부분적으로 추가하거나 교체할 수 있다. 인쇄용 워드 매뉴얼에 포함된 빈 페이지를 삭제하거나 이후 수정 사항이 나왔을 때 해당 부분만 삭제하고 추가할 수 있어 편리하다.

<페이지 추가>

1. PDF 파일을 실행한다.
   
2. Acrobat 메뉴에서 [문서 > 페이지 삽입]을 선택한다.
   
3. [삽입할 파일 선택] 대화 상자에서 삽입할 파일을 선택한 뒤, [선택]을 누른다.
   
4. [페이지 삽입] 대화 상자에서 새로운 페이지를 삽입할 위치를 지정한다. 현재 커서가 놓인 페이지 기준으로 이후나 이전을 선택할 수 있다.
   
   
   
5. [확인]을 누른다.

<페이지 삭제>

1. 메뉴에서 [문서 > 페이지 삭제]를 선택한다.
   
2. [페이지 삭제] 대화 상자에서 삭제할 페이지를 지정한다. 연속된 페이지를 한꺼번에 삭제할 수도 있다.
   
   
   
3. [확인]을 누른다.

페이지 오려내기
PDF 파일을 만들었다면 이제는 페이지를 알맞은 크기로 오려낸다. 워드에서 페이지 크기를 지정해서 내보내도 PDF로 변환하는 과정에서 다시 크기가 임의로 크게 설정되므로, PDF로 변환한 뒤에는 페이지 크기를 보기 좋게 오려내야 한다.

1. 메뉴에서 [문서 > 페이지 오려내기]를 선택한다.
   
2. [페 이지 오려내기] 대화 상자에서 오려내기 여백과 페이지 범위를 지정한다. ‘오려내기 여백’에서는 왼쪽과 오른쪽을 얼마나 오려낼 것인지 지정하고 페이지 범위에서는 오려낼 페이지‘모두’를 선택한다. 문서 중간에 추가한 몇 장의 페이지만 오려낼 경우에는 페이지 범위에서 ‘시작’과 ‘끝’에 오려낼 페이지를 입력하면 된다.
   
   
   
3. [확인]을 누른다.
   
4. 페이지를 모두 오려내시겠습니까?라는 메시지 상자가 나타나면 [예]를 누른다.
   
5. 메뉴에서 [파일 > 저장]을 선택한다.

페이지 크기를 조정한 뒤에는 파일을 반드시 저장해야 지정한 값이 남으므로 주의한다.

지금까지 워드 파일을 PDF 파일로 변환하고 페이지를 편집하는 과정을 살펴보았다. PDF 파일을 만든 뒤에는 몇 페이지 정도를 인쇄하여 문서의 품질이 계획한 대로 나오는 지 확인해 보는 것이 좋다. 여기까지 따라했다면 기본적인 형태의 PDF 문서를 작성할 수 있었을 것이다. 이제 다음 시간에는 이 PDF 문서에 책갈피와 링크를 만들고 문서 등록 정보를 설정하는 방법에 대해서 살펴보도록 하겠다. 아울러 Acrobat Distiller의 포스트 스크립트 파일(*.prn)을 이용하여 PDF 파일을 만드는 방법도 함께 알아보도록 하겠다.

출처 : 김유진 ( (주)세중 나모 인터랙티브 개발본부 )