지난 시간에는 RoboHelp라는 Single Sourcing 툴을 사용하여 HTML Help의 토픽 파일들을 인쇄용 매뉴얼 Word 파일(*.doc)로 변환하는 과정을 살펴보았다. 이제 변환된 Word 파일(*.doc)의 스타일을 편집하고 목차, 색인, 페이지 번호 등을 추가하여 인쇄용 매뉴얼을 완성해 보도록 하겠다. 참고로 여기에서는 Word 자체 기능을 자세히 다루지 않고 매뉴얼을 만드는데 필요한 기능만을 간단하게 살펴볼 것이다. 따라서 Word 자체 기능에 대해 궁금한 사항은 해당 제품의 도움말을 참고하기 바란다.
매뉴얼 편집하기
Microsoft Word를 사용하여 인쇄용 매뉴얼을 만드는 것은 전문 편집 툴을 사용하는 것에 비해 제약 사항이 많지만 대부분의 사람이 쉽게 사용할 수 있어 따로 사용법을 익히지 않아도 된다는 장점이 있고 추가로 툴을 구입하는데 드는 비용과 학습에 필요한 시간을 단축시킬 수 있다는 장점이 있다.
여기에서는 RoboHelp로 생성한 파일을 Word에서 연 뒤 스타일을 편집하고 페이지 번호를 넣은 뒤 목차와 색인을 생성해 보도록 하겠다.
스타일 편집하기
- 먼저 지난 시간에 생성한 파일을 Microsoft Word에서 연다.
- 스타일을 편집할 문단에 커서를 놓고 메뉴에서 서식 > 글꼴을 선택하여 원하는 글자 크기와 글꼴 등을 지정하고 다시 서식 > 단락을 선택한 뒤 줄 간격, 문단 간격, 내어쓰기 등을 지정한다.
- 같은 방법으로 필요한 스타일을 모두 지정한다.
- 만약 지정한 스타일을 다른 문서에서도 동일하게 사용하고 싶다면 메뉴에서 파일 > 다른 이름으로 저장을 선택한 뒤 다른 이름으로 저장 대화 상자에서 파일 형식을 '문서 서식 파일 (*.dot)'로 지정하여 저장한다.
- 문서 서식 파일(*.dot)에는 서식, 스타일이 저장되며 동일한 스타일을 다른 문서에서도 사용하려면 문서를 열고 메뉴에서 도구 > 서식 파일 및 추가 기능을 선택한 뒤 첨부를 눌러 사용할 서식 파일(*.dot)을 지정한다.
페이지 번호는 작성자가 하나하나 따로 지정하지 않고 순차적으로 번호가 자동 삽입되도록 지정할 수 있다. 보통 장 표지가 따로 있는 경우에는 표지에는 페이지 번호를 붙이지 않고 빈 페이지인 경우에도 페이지 번호를 붙이지 않는다. 머리글과 바닥글은 모든 페이지에 동일하게 넣을 수 있고 짝/홀수를 다르게 넣거나 페이지별로 다르게 지정할 수도 있다. 페이지별로 다른 머리글이나 바닥글을 지정하려면 먼저 구역을 나누어야 한다.
- 메뉴에서 보기 > 머리글/바닥글을 선택한다.
- 본문 내용이 비활성화 되면서 머리글/바닥글 영역이 표시되고 머리글/바닥글 도구 막대가 나타난다.
- 머리글/바닥글 영역에서 페이지 번호를 넣을 곳에 커서를 놓고 머리글/바닥글 도구 막대에서 페이지 번호 삽입
을 누른다. 첫 페이지를 '1' 페이지로 하여 순차적으로 페이지 번호가 자동 삽입된다.
- 만약 특정 페이지에는 페이지 번호가 나타나지 않도록 하거나 머리글/바닥글을 다르게 지정하려면 구역을 나눠야 한다. 구역을 나누려면 구역을 나눌 페이지 하단에 커서를 놓고 메뉴에서 서식 > 나누기를 선택한 뒤 나누기 대화 상자에서 '이어서'를 선택하고 확인을 누른다.
- 메뉴에서 보기 > 머리글/바닥글을 선택하여 머리글/바닥글 영역이 나타나도록 한다.
- 머리글/바닥글을 다르게 지정할 구역의 바닥글 안에 커서를 놓고 머리글/바닥글 도구 막대에서 이전 영역과 다르게
를 눌러 선택된 상태가 되지 않게 한 뒤, 새로운 머리글/바닥글 또는 페이지 번호를 입력한다.
색인을 만들려면 먼저 문서에 색인 항목을 표시해야 한다. 즉 문서의 특정 단어나 구문 등에 색인 항목임을 표시해서 이 표시가 있는 단어나 구문만을 뽑아 색인 페이지에 나타나도록 하는 것이다. 색인 항목임을 표시하려면 직접 단어나 구문을 선택하여 문서에서 직접 표시하는 방법과 색인 항목 파일을 별도로 작성하여 자동으로 여러 개의 색인 항목을 표시하는 방법이 있다. 여기에서는 간단하게 직접 문서에 색인 항목을 표시하는 방법에 대해서 살펴보겠다.
- 문서에서 색인 항목을 표시할 단어나 구문을 블록으로 지정하여 선택한다.
- 메뉴에서 삽입 > 색인 및 목차를 선택한 뒤 색인 및 목차 대화 상자의 색인 탭에서 항목 표시를 누른다.
- 색인 항목 표시 대화 상자의 주 항목에 원하는 텍스트를 입력하거나 편집한다. 2단 색인을 만들려면 부 항목에도 텍스트를 입력하고 표시를 누른다.
- 색인 항목을 표시하면 { XE "애니메이터" }와 같은 필드 코드가 삽입된다.
- 같은 방법으로 문서 전체에서 원하는 단어나 구문에 색인 항목을 표시한다.
- 색인 항목을 모두 표시했으면 색인을 삽입할 페이지에 커서를 놓고 메뉴에서 삽입 > 색인 및 목차를 눌러 색인 및 목차 대화 상자에서 서식을 지정하고 확인을 누른다.
- 커서가 있던 곳에 색인이 삽입된다.
이제 마지막으로 목차를 만들어 본다.
- 목차를 삽입할 곳에 커서를 놓는다. 보통 문서의 가장 앞에 목차를 만든다.
- 메뉴에서 삽입 > 색인 및 목차를 선택하고 색인 및 목차 대화 상자에서 목차 탭을 선택한다.
- 보통 목차는 제목1 ~ 제목 9 스타일이 적용된 텍스트를 뽑아 생성된다. 표시할 제목 수준을 선택하려면 수준 표시에서 원하는 수준을 선택한다.
- 만약 제목 스타일이 아닌 다른 스타일을 목차에 표시하려면 옵션을 눌러 목차 옵션 대화 상자에서 스타일마다 목차 수준을 지정하고 확인을 누른다.
- 색인 및 목차 대화 상자에서 다시 확인을 누르면 자동으로 목차가 생성된다.
지금까지 아주 간단하게 인쇄용 매뉴얼의 스타일을 편집하고 머리글/바닥글을 추가한 뒤 색인과 목차를 생성하는 방법에 대해서 살펴보았다. 자세한 설명을 위해서는 많은 시간이 필요하기 때문에 여기에서는 아주 간단하게 중점 사항만 다루었다. 작업 중에 도움이 필요한 경우에는 Word 자체의 기능 도움말을 활용하기 바란다.
이제 다음 시간에는 Word(*.doc) 형식의 파일을 PDF로 변환하는 방법에 대해서 살펴보도록 하겠다.
출처 : 김유진 ( (주)세중 나모 인터랙티브 개발본부 )
